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Archiviazione documentale elettronica

Archiviazione documentale – Introduzione

Il problema della documentazione cartacea per le Aziende, gli Studi Professionali, gli Albi di professionisti, i Medici … è la facilità di reperibilità dei documenti quando essi vengono richiesti. Nel caso di archivi con grandi masse di documenti si rende necessaria l’organizzazione anche in formato elettronico degli stessi, che permette di trovare i fascicoli in poco tempo e soprattutto di non incorrere in perdite di alcun tipo. Anche i documenti elettronici devono essere inclusi nel sistema di archiviazione elettronica dei documenti. Le ricerche risultano in questo modo più semplici … in un click si trovano i documenti richiesti.

Archiviazione documentale – la soluzione di Aram

  • Il software di archiviazione di documenti di Aram permette di amministrare la propria gestione documenti sia elettronici che cartacei.
  • L’archiviazione elettronica permette di memorizzare in elettronico qualsiasi documento cartaceo e di permetterne l’archiviazione per chiavi di ricerca attraverso funzioni di OCR e conseguente indicizzazione.
  • L’archiviazione documentale non è sinonimo di conservazione sostitutiva ma permette all’azienda di accedere ai propri documenti cartacei attraverso un sistema elettronico per il reperimento rapido di qualsiasi informazione memorizzata.
  • L’archiviazione documentale non si occupa esclusivamente della scansione di documenti cartacei ma anche di documenti elettronici, quali email, fotografie, documenti Word, documenti Excel, presentazioni, pdf  …)
  • La soluzione di Aram per l’archiviazione documentale, intesa come scansione di documenti cartacei, si basa sul seguente modello:
    • Scanner di rete
    • Software server per la gestione delle scansioni
    • Software di archiviazione server per la gestione dei documenti
    • Software di archiviazione client per l’interazione utente/sistema
    • In aggiunta a tale modello è stato sviluppato un software di archiviazione per la gestione del protocollo. In tal modo l’azienda può gestire con un unico strumento la protocollazione di documenti cartacei

Archiviazione documentale – la conservazione sostitutiva

La necessità di disporre di una conservazione sostitutiva necessità ulteriori passaggi e procedure atte al raggiungimento della conformità alle norme relative.Il sistema di Aram si integra perfettamente con sistemi di Archiviazione sostitutiva.

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